Meer overzicht, veel tijdwinst en meer plezier
Transport Service Terschelling BV is een transportonderneming die dagelijks allerhande goederen vervoert van en naar de Friese Waddeneilanden. In Harlingen worden de auto's op de boot gezet en op de eilanden halen de medewerkers die daar werkzaam zijn, de auto’s er weer af om ze vervolgens bij de afnemers te lossen.
Oude situatie
In de oude situatie kwamen de goederen binnen op het DC Leeuwarden met bestemming Terschelling of Vlieland. De goederen werden in vrachtauto's geladen en op de boot gezet naar het eiland. Een handgeschreven fax werd vervolgens naar het eiland gestuurd om het kantoor te informeren over de verschillende goederen die aan zouden komen met de eerstvolgende boot. Pas op het moment van arriveren van de auto op de loods op Terschelling was bekend wat voor goederen het waren en wat de eindbestemming was. De auto's werden op het eiland eerst volledig gelost en in de tussentijd werden de routes samengesteld aan de hand van de stapel vrachtbrieven die per envelop met de vrachtauto's waren meegereisd. Daarna werden de goederen uitgeleverd op het eiland. Nadat alles was afgeleverd en de afgetekende vrachtbrief weer terugkwam op kantoor kon de factuur worden aangemaakt in het financiële pakket en worden verstuurd. De afgetekende vrachtbrieven moesten apart als papieren versie bewaard worden.
Problemen
- Er was (te) laat inzicht in de goederenstroom die richting de eilanden kwam. Weliswaar werd een lijst gefaxt na belading van de auto's, maar het invullen en bijhouden van deze lijst kostte erg veel tijd, zeker als het ging om wijzigingen.
- Op het eiland werd de auto eerst gelost en werden de goederen weggezet. Pas daarna konden ze in de juiste auto worden geladen. Het gevolg was veel dubbel werk.
- Een of twee medewerkers waren de hele zondag bezig met het facturen van de voorgaande week.
- Er was geen goede tariferingsmogelijkheid aanwezig. De tarieven waren daarom star en wijzigingen aan het eind van het jaar kostten erg veel tijd.
- Toepassing van toeslagen, zoals dieseltoeslagen, was lastig, zeker bij wekelijkse veranderingen van deze toeslag.
- Het terugzoeken van vrachtbrieven was erg tijdrovend.
Gekozen oplossing
Na een grondige analyse van het proces en de problematiek door een Business Consultant heeft Transport Service Terschelling gekozen voor het transportmanagementsysteem van TransportMaster in combinatie met de document-scanoplossing van Kofax. Voor de financiële administratie is gekozen voor Accountview.
TMS
In Leeuwarden worden de goederen direct na aankomst als order ingevoerd in TransportMaster. Hiervoor wordt de informatie van de vrachtbrief gebruikt. Doordat er een Terminal Server oplossing gebruik wordt, is op het moment dat de order wordt opgeslagen, de informatie ook direct op het eiland beschikbaar. Er worden extra kenmerken aan toegevoegd, zoals de boot waarmee de goederen aankomen. Tevens wordt er een barcode-etiket afgedrukt met het ordernummer en op de vrachtbrief geplaatst.
Aan de hand van de lijst met orders kunnen de medewerkers op het eiland al met de planning beginnen. Hier komt geen papier meer aan te pas. De orders worden direct op volgorde van postcode gesorteerd in TransportMaster en de lijst kan als ritlijst (op volgorde) worden afgedrukt voor een bepaalde chauffeur of auto. Deze lijst is tevens de aftekenlijst waarop de ontvanger tekent voor ontvangst van de goederen. Dit gebeurt niet meer op de originele vrachtbrief.
Na aflevering worden orders in TransportMaster automatisch getarifeerd en gefactureerd waarbij pallet en kg-staffels, dieseltoeslagen of bijvoorbeeld toeslagen voor extra losadressen, worden meegenomen. Op dat moment is ook de financiële administratie volledig bijgewerkt. Hier is veel tijd mee gewonnen omdat de orders immers al zijn ingevoerd en niet nogmaals handmatig als verkoopfactuur moeten worden ingebracht.
Scanning
Aan het eind van de week worden alle vrachtbrieven en aftekenlijsten gescand en (aan de hand van het barcode-etiket) automatisch aan de betreffende orders gekoppeld. Op deze manier kan, indien gewenst, altijd snel een kopie van de CMR aan de opdrachtgever worden verstrekt.
Proces
Daar waar nodig, is het proces bij TST aangepast. Orders worden aan het begin van het proces al ingevoerd, in plaats van aan het eind. Dit kost net zoveel tijd, maar je kunt veel meer met de informatie doen. Voor dit doel is in Leeuwarden een halve FTE ingezet, die de orderinvoer voor haar rekening neemt. Daarnaast is het tariferen van orders naar voren geschoven, simpelweg omdat dat nu ook kan. Alle informatie is immers al bekend. En dat betekent dat de factuur er ook eerder uit kan.
Waar is grote winst geboekt?
- Er is nu overzicht. Op elk moment is alle informatie van alle orders bekend, zowel in Leeuwarden, waar een werkstation staat, als op het eiland.
- Enorm veel tijdwinst in het gehele proces. Doordat informatie eerder binnen is, kan er eerder wat mee worden gedaan.
- Geen dubbele invoer, dus minder kans op fouten.
- Meer plezier in het werk, doordat ook op momenten van grote drukte de administratie net zo eenvoudig gedaan kan worden.
- Bijkomend voordeel was ook dat de support niet na 17 uur stopte en implementatiepartner TransportMaster ook gewoon 's avonds of in het weekend klaar stond om bij problemen meteen te helpen. Het werk gaat immers ook buiten kantoortijden door.
Toekomst
Het is de bedoeling om in de nabije toekomst de vrachtbrieven meteen in Leeuwarden al te scannen, direct na invoer van de order. Dit vermindert de werkdruk op Terschelling. Technisch is het mogelijk en het dient tevens als back-up voor eventuele uitval van de scanner op Terschelling. Men wilde echter eerst op kantoor zich de manier van werken goed eigen maken. Tevens is het de wens om bij het afdrukken van de facturen meteen de juiste vrachtbrief er bij af te drukken.
Transport Service Terschelling gebruikt alleen de modules die van belang zijn. Mocht het bedrijf groeien, dan groeit het systeem gewoon mee.
Door te kiezen voor AccountView in plaats van Grote Beer / Exact als financiële applicatie, is het voordeel gemaximaliseerd. Die keuze had echter met name te maken met gebruikersvriendelijkheid, want TransportMaster is ook prima te koppelen met Exact.