TMS module overzicht TransportMaster

ALGEMENE TMS MODULES
Emballageregistratie	Met deze module wordt het volledige administratieve proces met betrekking tot emballage afgehandeld. Per adres kan het emballagesaldo bijgehouden en eventueel getoond worden bij het plannen van nieuwe ritten. Registratie van de emballage kan gedeeltelijk automatisch plaatsvinden. Hierdoor kunnen chauffeurs beter geïnstrueerd worden ten aanzien van de emballage en kan bij het inplannen van ritten eventuele extra emballage worden meegenomen. Daarnaast kan indien gebruik gemaakt wordt van een boordcomputerkoppeling de retourregistratie van emballage geautomatiseerd plaatsvinden. U bepaalt zelf waarvoor emballageregels moeten worden bijgehouden, bijvoorbeeld voor pallets, of bloemenkarren, etc.
Brandstofregistratie	Met deze module kan de volledige brandstofregistratie binnen TransportMaster plaatsvinden. Dit betekent dat de kosten per auto inzichtelijk gemaakt kunnen worden. Tevens kunnen aangeleverde bestanden worden ingelezen.
Tolregistratie	Hierbij kunnen de tolkosten handmatig worden geregistreerd dan wel geautomatiseerd worden ingelezen. Voor dit laatste is wel de module xServer-basis nodig.
Afwezigheidsregistratie	Met deze module wordt de afwezigheid van medewerkers geregistreerd en zichtbaar gemaakt in het planscherm. Hierdoor kan signalering op afwezigheid plaatsvinden en kan tijdig voor vervanging worden gezorgd.
Documenten mailen	Stuur documenten zoals CMR's digitaal naar uw opdrachtgevers. Of het nu om een enkele zending of een selectie zendingen gaat, met een druk op de knop krijgt elke opdrachtgever één e-mail met de beschikbare documenten.
Document Scanbeheer	Vooraf gedefinieerde documenten, zoals een CMR of een emballagebon, eenvoudig scannen en koppelen aan een order. U kunt bovendien vastleggen welke documenten minimaal aanwezig moeten zijn voor er gefactureerd mag worden. Herkenning van de documenten vindt plaats via een barcode, die zorgt voor de juiste koppeling met de opdracht. Na levering van de goederen worden alle benodigde documenten gescand en gekoppeld aan de juiste opdracht. Deze kunnen dan bijvoorbeeld als factuurbijlage worden meegestuurd.
InterCompany Boekingen / Centraal stamgegevens beheer	De module InterCompany boekingen kan gebruikt worden als binnen één bedrijfsstructuur gebruik gemaakt wordt van afzonderlijke bedrijfsadministraties. Hierbij kunnen bepaalde boekingen vanuit bijvoorbeeld een transport administratie zonder extra handelingen worden overgenomen in de financiële administratie van een ander bedrijf. Dit is onder meer interessant indien voor de transportadministratie gekozen wordt voor één aparte inrichting terwijl hier financieel gezien meerdere bedrijven aanwezig zijn. De module Centraal stamgegevens beheer zorgt ervoor dat u maar één keer de basis/stam gegevens hoeft op te voeren/te wijzigen. Deze gegevens worden vervolgens naar alle aangesloten administraties overgezet.
Jubileum Alerter	Met deze module kunnen gebruikers automatisch een melding op het scherm krijgen indien een medewerker jarig is of als er sprake is van een jubileum.
Werken module	Een volledig geautomatiseerde oplossing voor bedrijven die werkzaam zijn in de handel en het transport van bijvoorbeeld zand, grind en asfalt.
TMS MODULES EFFICIENCY
Standaard zendingen	Door gebruik te maken van de module ‘Standaard zendingen’ kunnen repeterende opdrachten op eenvoudige wijze worden aangemaakt door eenmalig, per opdrachtgever, per goederensoort een standaard zending aan te maken. Deze kan vervolgens bij het aanmaken van een nieuwe zending als basis worden genomen waardoor 90% van de in te vullen gegevens reeds is ingevuld. Met name voor repeterende zendingen, verspreid over meerdere dagen van de week is het gebruik van deze module een must. Met één handeling kan nu in één keer een groot aantal zendingen worden aangemaakt.
Standaard CMR's	Hierbij kan zonder dat er een zending is aangemaakt eenvoudig een CMR worden afgedrukt door het ingeven van een aantal standaard gegevens.
Standaard T1 documenten	Hierbij kan zonder dat er een zending is aangemaakt eenvoudig een T1 document worden afgedrukt door het ingeven van een aantal standaard gegevens.
Sub-zendingen	Met de module sub-zendingen kunnen bepaalde zendingen aangemaakt worden onder één en hetzelfde zendingsnummer, deze wordt vervolgens met een sub-nummer opgehoogd. Dit om meer structuur in de zendingen te kunnen krijgen zodat bijvoorbeeld een afhaling op één laadadres maar met meerdere losadressen toch onder één zendingsnummer is terug te vinden. Als ook de module verzamelzendingen aanwezig is, kunnen sub-zendingen automatisch verzameld worden ten behoeve van tarifering en facturering. Voor de verdere afhandeling van deze zendingen, dus het inplannen en toewijzen van wagens en chauffeurs, kunnen ze wel ieder afzonderlijk worden afgehandeld.
Verzamelzendingen	Verzamelzendingen zijn groepen zendingen van een zelfde debiteur die op basis van verschillende criteria kunnen worden verzameld. Dit kan automatisch o.b.v. sub-zending of handmatig plaatsvinden. Op deze manier kunnen voor de opdrachtgever, logische bij elkaar behorende zendingen, toch worden gebundeld en als zodanig worden getarifeerd en als één bedrag op een factuur worden afgedrukt.
TMS FINANCIEEL
Transactie facturatie	Additionele module die zorgt voor een veel snellere afhandeling van met name de verzamel-facturatie over langere periodes.
Prijsafspraken Verkoop	Binnen deze module kunt u voor uw verschillende opdrachtgevers specifieke prijsafspraken vastleggen, bijvoorbeeld op basis van transporteenheden of goederensoort. Elke prijsafspraak biedt meerdere staffelmogelijkheden. Zo kunt u bijvoorbeeld een prijsafspraak maken voor europallets op basis van aantallen, voor verschillende laad-/losplaatscombinaties. Daarnaast kunt u omrekenfactoren vastleggen voor incidenteel afwijkende eenheden. Die eenheden worden dan automatisch omgerekend naar een eenheid waarvoor een prijsafspraak aanwezig is. Vastgelegde prijsafspraken kunnen als offerte worden aangeboden aan uw opdrachtgever. Uiteraard kan een afgesproken prijs ook handmatig bij een opdracht worden vastgelegd. Met deze module vindt de administratieve en financiële afhandeling efficiënt en gestructureerd plaats. U kunt uw zendingen snel factureren.
Bijkomende kosten	Met deze module voegt u diverse toeslagen automatisch toe aan de kosten van een order. Denk hierbij aan een afgesproken diesel- of ADR-toeslag of bijvoorbeeld lostoeslagen, tijdtoeslagen, laadkleptoeslagen, toeslag voor extra adressen, etc.
Prijsafspraken Inkoop	Leg inkoopprijsafspraken vast, bijvoorbeeld van charters of ferrymaatschappijen. U kunt automatisch ritkostenregels genereren, onder andere op basis van geplande kilometers, aantal laadmeters, aantal pallets of van/naar-staffels. Ook toeslagen voor diesel of extra adressen kunt u vastleggen en berekenen. In combinatie met de module Transportinkoopfacturen boekt u deze kosten vervolgens in het inkoopdagboek.
Rittenfacturatie	Samen met de module “koppeling boordcomputers”  kunnen de uitgevoerde ritten snel worden gecontroleerd en kan op zending-niveau worden gezien of er nog gegevens ontbreken. Alle ritten met de status ‘Uitgevoerd’ waarvan de zendingen nog niet zijn gefactureerd, worden zichtbaar in het scherm Rittenfacturatie. Aan de hand van de documenten die met de chauffeur zijn meegekomen kunnen nu eenvoudig de zendingen ter facturatie worden klaargezet.
Transport inkoop facturen 1 & 2	Met deze module kunt u facturen van charters en ferrymaatschappijen eenvoudig controleren aan de hand van de aanwezige kostenregels. Daarnaast kunt u op deze manier uw charters een creditfactuur sturen. Na ontvangst van de echte factuur van de charter kan deze factuur eenvoudig worden gecontroleerd en worden verwerkt in het inkoopdagboek. U heeft ook direct inzage in de post Nog te ontvangen facturen.
Integrated Processing Server	Met deze module kan de gehele tarifering van zendingen automatisch plaatsvinden. Als door een gebruiker een zending wordt aangemaakt zal op de achtergrond direct een proces worden gestart waarmee de tarifering wordt opgestart. Dit betekent dat hiervoor geen handmatige acties meer uitgevoerd hoeven worden en dat alleen de zendingen waarvoor geen tarief is gevonden, handmatig moeten worden getarifeerd.
TMS KOPPELINGEN
PTV Intertour koppeling / PTV xTour koppeling	Binnen deze module wordt de communicatie tussen TransportMaster en PTV-Intertour geregeld. Hierbij vindt de volledige administratieve afhandeling plaats binnen TransportMaster terwijl voor het daadwerkelijk plannen van de ritten gebruik wordt gemaakt van PTV-Intertour. De xTour koppeling is geïntegreerd in de module xKaartPlanning.
PTV xServer koppeling	Met de xServer koppeling zijn er diverse tools toegevoegd die volledig geïntegreerd zijn in Transportmaster. Op basis van de laad- en losadressen levert PTV xServer automatisch het aantal kilometers, de tolkosten en geplande uren voor zendingen, trajecten en ritten. Daarmee kunt u vervolgens de voorcalculatie van een rit maken.
Boordcomputerkoppeling	Binnen deze module wordt de communicatie tussen TMS  en de verschillende boordcomputers geregeld. Door de koppeling met boordcomputers kunnen orders automatisch en snel worden verstuurd naar de chauffeur. Tevens kunnen diverse statussen teruggezet worden naar TransportMaster zodat de planner in één applicatie op de hoogte blijft van de uitvoering van de planning. Afhankelijk van de wensen van de klant kan zowel sprake zijn van eenzijdige (alleen uitgaande berichten) als van tweezijdige uitwisseling van berichten. Hieronder een aantal gerealiseerde koppelingen van boordcomputersystemen in combinatie met TransportMaster. TomTom Transics Trimble Transport & Logistics IT Matic Fritom Data2Track
BlackBox tijdregistratie	Dit is een aanvulling op de Boordcomputer koppeling. Hiermee kunnen achteraf bijvoorbeeld de werkelijke wachttijden, laad/lostijden en kilometerstanden worden geregistreerd. Deze registratie kan bijvoorbeeld gebruikt worden ten behoeve van de performance-rapportage voor de opdrachtgever.
Import Transportorders	Met deze module kunt u zendingen inlezen uit verschillende bronnen, bijvoorbeeld uit een website, uit e-mail of uit andere bestandsformaten. Voordat de zendingen worden aangemaakt kunt u ze nog controleren en waar nodig aanpassen.
Live koppeling met Ortec	Gebruikers van OTD van Ortec kunnen gebruik maken van de live koppeling tussen OTD en TransportMaster. Orders worden geëxporteerd naar OTD en komen na de planning als ritten weer terug in TransportMaster, waar de administratieve afhandeling plaatsvindt. Data wordt live bijgewerkt, zowel in TransportMaster als in OTD
DPD koppeling (Deutsche Pakket Dienst)	Bestandskoppeling waarbij eenvoudig de benodigde gegevens in de DPD software worden ingelezen.
TMS PLANNING
Ritten splitsen	Vereenvoudig de rittenadministratie van de planner! Als u een rit hebt aangemaakt van laadplaats naar losplaats, dan kunt u die eenvoudig splitsen, bijvoorbeeld via een depot, een ferry of een RoLa. TransportMaster handelt de bijbehorende ritadministratie automatisch af, zodat u op zendingniveau kunt zien welke weg is afgelegd. Drop offs zijn eenvoudig te verwerken, bijvoorbeeld bij een agent in het buitenland, onderweg naar het uiteindelijke losadres. De rit wordt opgedeeld in twee of meer ritten, elk met eigen kosten en opbrengsten. U kunt elke rit aan een auto of vervoerder toewijzen. Een deelrit is zo ook eenvoudig uit te besteden aan een bepaalde charter. Daarnaast kunt u met deze module een lege rit aanmaken zodat u bijvoorbeeld de kosten voor lege kilometers eenvoudig kunt vastleggen. Onderdeel van deze module is de ferryadministratie waarmee u de gegevens voor ferry-overtochten kunt bijhouden en eenvoudig ferry's kunt boeken en wijzigen.
Ritten omkoppelen	In de planningspraktijk worden vrachtwagens nogal eens omgekoppeld. Als er dan meerdere zendingen in de rit zitten, kan de administratieve verwerking veel tijd kosten. Met de wizard van deze module kunt u twee ritten snel omkoppelen. Alle onderliggende zendingsgegevens worden automatisch meegenomen.
Grafisch Planbord	Een visuele weergave van de ingeplande ritten. Links staan de wagens, opleggers of chauffeurs. Daarnaast ziet u de ingeplande ritten. Alles is volledig instelbaar met kleuren, periodes per week, dag of uur, enzovoort. Hierbij kan eenvoudig geschakeld worden tussen reeds geplande items en nog te plannen items. Daarnaast kan, indien vastgelegd, ook het geplande onderhoud van het wagenpark zichtbaar worden gemaakt. Het planscherm kan eenvoudig naar de eisen van de specifieke gebruiker worden ingericht.
xRoutePlanner	Met de xRoutepIanner kan binnen TransportMaster een route eenvoudig berekend en geoptimaliseerd worden. Rijtijden en tolkosten worden getoond, per land uitgesplitst, in combinatie met de tolkilometers. De basis van deze routeplanner is de xServer. Door de integratie met TransportMaster kan gebruik gemaakt worden van bestaande adressen in het systeem. Er kan ook gezocht worden met postcodes.
xKaartPlanner	Visualiseer geografische informatie op digitale kaarten: de xKaartplanner maakt het mogelijk orders in de kaart te zien en deze ook via de kaart te plannen. Toon eenvoudig de gereden ritten met laad/ los-adres, de route, etc of toon de wagens op de kaart die in de buurt van het laadadres zijn. Er kunnen verschillende selecties gemaakt worden op de te tonen orders en ritten, evenals diverse datum en tijdselecties.
xKaart	Met de xKaart uitbreiding kan een adres ook op de kaart gepositioneerd worden. Hierdoor is het eenvoudig de precieze locatie van een adres vast te leggen. De daarbij behorende GPS coördinaten worden in de adressentabel opgeslagen.